5 шагов к продуктивной встрече

24 февраля
Милена Стахнюк, Business Analyst
5 шагов к продуктивной встрече
Умение с пользой провести деловую встречу — для организации работы, обмена информацией, налаживания сотрудничества между коллегами, принятия общих решений — важно для хорошего лидера. Милена Стахнюк, Business Analyst в DataArt Lublin, напомнила о пяти шагах, в равной степени важных для встреч внутри команды и переговоров с клиентами.

1. ПЛАНИРОВАНИЕ

Важно убедиться, что все приглашенные на встречу правильно понимают ее цель, время, продолжительность и место проведения. Составьте агенду четко, кратко и заранее донесите до всех участников встречи в удобной форме. Она поможет придерживаться намеченного плана, даже если дискуссия начнет выходить из-под контроля, и приблизиться к достижению цели встречи.

Помните о разнице во времени, если коллеги или клиенты работают в разных странах и часовых поясах. Важно, чтобы время было удобным для всех участников. Прежде чем отправить имейл или приглашение на встречу, перечитайте его еще раз. Так, как будто вы впервые видите свой текст. И убедитесь, что каждому получателю все будет понятно.

Перед встречей не будет лишним убедиться, что с техникой (и помещением, если встреча проходит офлайн) все в порядке. Лучше прийти заранее, минимум за 20 минут, и лишний раз проверить интернет, оборудование, температуру в комнате. И даже такие очевидные вещи, как достаточное количество стульев и наличие питьевой воды. Чтобы подчеркнуть ваше гостеприимство и дружелюбие, предложите участникам чай, кофе и небольшие угощения.

Не переживайте, если что-то пошло не так. Даже если на первый взгляд кажется, что нюансов не так много, всегда есть что-то, что может забыться или поломаться в самый ответственный момент. В этом случае сделайте все возможное, чтобы это исправить, извинитесь перед коллегами и не забывайте, что все имеют право на ошибку. Практикуйтесь, учитесь на своих ошибках —  и каждая следующая встреча будет проходить лучше.

2. ПРИВЕТСТВИЕ

Поприветствуйте и представьте участников, если они не знакомы. Если встреча в таком составе проходит впервые, напомните о должности, опыте, областях знаний, профессиональных интересах и зоне ответственности в проекте каждого коллеги.

Не переходите сразу к сути — дайте участникам время выбрать комфортные места и взять себе угощение. Понаблюдайте за общим настроением и атмосферой. Если чувствуется холод или сдержанность, будет уместно начать общение с шутки, чтобы вовлечь коллег (и избежать их погружения в просторы интернета под столом).

Напомните агенду и цель встречи. Для этого можно использовать презентацию, заметки на доске или раздать всем распечатанные копии. Сообщите четкие правила. Например, не перебивать, когда кто-то говорит, обсуждать предложения или задавать вопросы в конце встречи или после выступления каждого участника, по возможности не отвлекаться на телефоны.

3. ОБСУЖДЕНИЕ

Задача лидера и организатора встречи — управлять обсуждением на протяжении всей встречи, поддерживая активность и вовлеченность. Например, вежливо остановите коллегу, который говорит слишком долго или ушел от темы. А в случае неловкого молчания возьмите инициативу на себя.

Для вовлечения и повышения продуктивности дискуссии можно попробовать один (или несколько) из этих способов:

  • МЯЧ — возьмите на встречу небольшой мяч, бросайте его всем по очереди. Каждый, кто поймал мяч, высказывает свое мнение, а потом бросает дальше. Игра и небольшая физическая активность сделает атмосферу более непринужденной.
  • ГРУППОВАЯ РАБОТА — если предложения отдельных коллег не кажутся вам достаточно эффективными, разбейте участников на группы и задайте каждой из них тему для брейнсторминга. После этого каждая группа представит свои идеи, и вы вместе объедините полученные результаты.
  • ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ — адресуйте свои вопросы конкретным людям.
  • САЛАТ ИЗ ИДЕЙ — участники записывают свои идеи и бросают в коробку, шляпу или глубокую тарелку. А потом вытягивают случайные идеи, описывают их и комментируют. 

Не забывайте контролировать ход обсуждения. Например, если участники встречи долго не могут прийти к единому мнению или плану, задавайте простые, закрытые вопросы, на которые можно ответить только да или нет: «Все согласны с моим решением?», «Стоит ли нам придумать другую идею?».

Соблюдайте тайминг и уважайте время коллег. Встреча не должна длиться дольше, чем было указано в приглашении. У всех есть другие дела, следующие встречи и созвоны.

4. ЗАВЕРШЕНИЕ

К сожалению, встречи, во время которых успевают обсудить все вопросы агенды и достичь всех намеченных целей, существуют, скорее, в идеальном мире. В реальности всю или почти всю встречу может занять обсуждение одного или пары вопросов. Если так получилось, в конце встречи обязательно отметьте, какие вопросы закрыты, а какие вы обсудите в следующий раз.

В завершение получите от участников обратную связь, которая поможет вам продуктивнее проводить следующие встречи. Задайте несколько вопросов:

  • Как вы оцениваете встречу?
  • Какие моменты, на ваш взгляд, были самыми эффективными?
  • Что стоит усовершенствовать?

Эти же вопросы вы можете отправить коллегам в фоллоу ап имейле или создать анонимный опрос, чтобы получить ответы в письменном виде и проанализировать их более подробно.

5. ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ

Важный шаг, о котором, к сожалению, иногда забывают начинающие лидеры. Составьте и отправьте всем участникам встречи имейл с итогами: принятыми решениями, дальнейшими действиями, задачами и ответственными за выполнение. Это повысит эффективность работы и поможет структурировать следующую встречу.